Existen posibilidades de automatizar tareas laboriosas como puede ser recolectar información de uno o varios PDF de manera manual, por ello una solución sencilla y eficaz es crear un Flow (Flujo de datos) que nos permita leer los archivos y almacenar la información deseada.

  1. Debemos tener una serie de PDF preparados para este ejercicio, mínimo debemos utilizar 5 para enseñar a la inteligencia artificial.
Número mínimo de archivos

2.Entramos en la página de Microsoft Power Automate y buscamos la herramienta AI Builder.

Entramos al apartado Modelos

3. Creamos un nuevo modelo y seleccionamos el tipo de modelo «Extraer información personalizada de documentos».

Modelo seleccionado para el ejercicio

4. Seguidamente, recolectaremos varios datos importantes de la factura, por ello debemos crear diferentes campos y/o tablas para poder encontrar dónde están posicionados en los distintos PDF.

Información relevante para almacenar

5. En este punto tenemos que añadir las facturas en una colección para poder enseñarle a la inteligencia artificial los modelos que va a aprender.

Colección de facturas

6.Asignamos los campos que creamos con anterioridad a cada parte de la factura correspondiente, dejando por último la tabla al tener que detallar los encabezados y asignarle cada columna creada anteriormente.

Como asignar los campos en el PDF
Asignar los datos a la tabla
Otro tipo de modelo de factura

7.Una vez realizado el paso anterior en todos los modelos debemos entrenar nuestra inteligencia artificial para poder utilizarla.

En proceso de aprendizaje

Nota: Debemos publicar nuestro modelo para poder ser utilizado.

8.Crearemos un flujo de datos para ponerlo en práctica, dicho flujo lo que hará será lo siguiente: Leerá los documentos recibidos por correo electrónico y guardará la información en un documento excel.

Vista general del flujo
Paso 1: Al llegar un correo electrónico con un archivo adjunto
Paso 2: Analizar el archivo recibido con la inteligencia creada anteriormente
Almacenamos la información recolectada en un archivo Excel

9. A continuación, ejecutamos el flujo de datos y enviamos un correo electrónico con una factura.

Flujo ejecutado

10.Por último, veremos los datos de la factura enviada por correo electrónico almacenada en la tabla Excel.

Datos almacenados correctamente

Es una tarea fácil de realizar y muy práctica para poder agilizar muchos procedimientos tan manuales como la recolección de datos, por ello no plantea dificultad alguna a la hora de ser usado y es altamente recomendable.

Autor/a: Maria Adela España Moya.

Curso: Desarrollo Web Full Stack, MultiCloud y Multiplataforma.

Centro: Tajamar.

Año académico: 2021-2022.

Código / recursos utilizados / Otros datos de interés: https://www.youtube.com/watch?v=XfTI0TimB7s&list=WL&index=138

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